Để quản lý tốt hơn dòng tiền và tối đa hóa các khoản khấu trừ thuế, điều quan trọng là phải theo dõi cẩn thận chi phí kinh doanh. Dưới đây là các khoản chi bạn cần theo dõi.

  • Chi phí kinh doanh bao gồm cả giá vốn hàng bán, cũng như các chi phí hoạt động thông thường và cần thiết liên quan đến việc duy trì hoạt động kinh doanh.
  • Việc tách biệt tài chính kinh doanh với tài chính cá nhân giúp bạn theo dõi hiệu quả hơn các chi phí kinh doanh của mình.
  • Theo dõi chi phí kinh doanh là điều quan trọng để duy trì dòng tiền lành mạnh, cũng như đủ điều kiện để được khấu trừ thuế có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn.
  • Bài viết này dành cho các doanh nhân đầy tham vọng và các chủ doanh nghiệp nhỏ mới muốn cải thiện thực hành kế toán của họ.

Một yếu tố quan trọng của việc điều hành một doanh nghiệp là theo dõi tài chính doanh nghiệp của bạn, bao gồm cả các chi phí liên quan cụ thể đến doanh nghiệp của bạn. Kế toán phù hợp không chỉ giúp bạn cải thiện dòng tiền, lượng oxy mà doanh nghiệp của bạn cần để tồn tại, mà công ty của bạn có thể đủ điều kiện nhận các khoản khấu trừ thuế có giá trị làm giảm tổng thu nhập đã điều chỉnh của bạn. Dưới đây là những điều bạn cần biết về chi phí kinh doanh và cách theo dõi chúng.

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là những khoản chi liên quan trực tiếp đến việc bắt đầu và duy trì hoạt động kinh doanh của bạn. Ví dụ, chúng bao gồm các chi phí như mua hàng tồn kho. Tiền lương, tiền công cũng được coi là một khoản chi phí kinh doanh. Mỗi chi phí này thuộc một trong hai loại.

Chi phí kinh doanh là gì?

“Có hai loại chi phí kinh doanh: giá vốn hàng bán, là chi phí liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của bạn; và chi phí hoạt động, bao gồm tiền thuê nhà, tiền lương, giấy phép kinh doanh và giấy phép và thuế tư doanh”, Jeff Fazio, người đứng đầu của các chuyên viên kinh doanh nhỏ tại TD Bank .

Điều quan trọng là phải tách chi phí kinh doanh khỏi chi phí cá nhân vì chi phí kinh doanh có thể giúp bạn đủ điều kiện để được khấu trừ thuế. Các khoản khấu trừ thuế được áp dụng cho thu nhập chịu thuế của bạn, có khả năng làm giảm mức tổng thể mà bạn phải trả. Các khoản khấu trừ thuế không nên nhầm lẫn với các khoản tín dụng thuế, được áp dụng trực tiếp vào hóa đơn thuế của bạn, thay vì thu nhập chịu thuế của bạn.

Nicholas Holmes, người sáng lập ProductReviewer.com.au , cho biết: “Chi phí kinh doanh là những chi phí thông thường và cần thiết mà một doanh nghiệp phải gánh chịu để hoạt động . “Các doanh nghiệp cần theo dõi và phân loại các khoản chi của mình vì một số khoản chi có thể được tính là khoản khấu trừ thuế, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.”

Kết quả chính: Chi phí kinh doanh bao gồm giá vốn hàng bán – liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn – và chi phí hoạt động, bao gồm tiền thuê nhà, tiền lương, giấy phép, thuế và các chi phí tương tự khác.

Các loại chi phí kinh doanh phổ biến

Nó giúp phân loại chi phí kinh doanh của bạn. Điều này có thể thông báo cách bạn ưu tiên chúng trong việc lập ngân sách và dễ dàng hơn để phát hiện các khu vực mà bạn có thể dễ dàng chi phí nếu cần.

  • Cố định: Chi phí cố định là những thứ không thay đổi từ tháng này sang tháng khác. Đây là những thứ như thế chấp, khấu hao, bảo hiểm, tiền lương và tiền thuê nhà. Mặc dù bất kỳ khoản chi phí nào trong số này có thể thay đổi theo thời gian, nhưng chúng thường được cố định trong suốt thời gian thuê, thỏa thuận hoặc hợp đồng.
  • Biến đổi: Chi phí biến đổi ngược lại với chi phí cố định. Chúng là chi tiêu bắt buộc, nhưng tổng chi phí của chúng sẽ thay đổi theo từng chu kỳ thanh toán. Các tiện ích thường thuộc loại này. Hàng tồn kho, hoa hồng và phí thẻ tín dụng là những ví dụ phổ biến về chi phí biến đổi.
  • Định kỳ: Chi phí định kỳ có thể cố định hoặc thay đổi, và chúng diễn ra theo chu kỳ đều đặn, thay vì theo giao dịch. Ví dụ về chi phí thời kỳ cố định sẽ là tiền thế chấp (hoặc tiền thuê nhà), trong khi chi phí thời kỳ biến đổi sẽ bao gồm các tiện ích và bảo hiểm.
  • Tiền lãi: Tiền lãi có thể cố định hoặc thay đổi. Nhiều chi phí lãi suất được gắn với chi phí định kỳ, nhưng một số khoản như mua thẻ tín dụng cho nhân viên đi du lịch có thể là mỗi giao dịch. Lãi suất xứng đáng với danh mục riêng của nó bởi vì nó cho biết bạn đang mất bao nhiêu tiền cho phần ngân sách đi vay của mình.
  • Khấu hao: Khấu hao thường là một khoản chi phí biến đổi cố định, nhưng nó cũng đáng để xem xét kỹ hơn. Khấu hao là cần thiết để giúp tính toán ROI khi thay thế các khoản mục chính. Nó cũng thường được khấu trừ thuế và do đó luôn phải được tính toán.

Những loại chi phí kinh doanh nào được khấu trừ thuế?

Nhiều loại chi phí kinh doanh được khấu trừ thuế. Trong một số trường hợp, các quy tắc đặc biệt có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn và những gì bạn có thể coi là một khoản chi phí được khấu trừ.

Những loại chi phí kinh doanh nào được khấu trừ thuế?

David McKeegan, đồng sáng lập Greenback Expat Tax Services , cho biết: “IRS định nghĩa chi phí kinh doanh là những chi phí bình thường và cần thiết để tiến hành hoạt động kinh doanh trong ngành của bạn”. “Thông thường, các chi phí đáp ứng các tiêu chí này sẽ được các công ty vì lợi nhuận khấu trừ thuế.”

Một số chi phí kinh doanh phổ biến nhất bao gồm:

  • Chi phí tiền lương
  • Lợi ích nhân viên
  • Chi phí văn phòng tại nhà
  • Phí bảo hiểm
  • Thanh toán tiền thuê nhà hoặc thế chấp
  • Kế hoạch nghỉ hưu
  • Khấu hao thiết bị
  • Chi phí lãi vay
  • Thuế

Để tận dụng tối đa các khoản chi được trừ này, điều quan trọng là phải hạch toán đầy đủ và chính xác từng khoản. Khi đến thời hạn nộp thuế, bạn có thể chia nhỏ các khoản chi phí được khấu trừ này để giảm tổng hóa đơn thuế của mình.

“Mùa thuế là thời điểm đáng sợ trong năm đối với những người không chuẩn bị. Người ta có thể sẵn sàng cho nó bằng cách ghi chép tỉ mỉ”, Holmes nói. “Nhiều … chi phí được khấu trừ thuế, như bữa trưa công việc và các cuộc họp, chi phí dữ liệu di động, đi lại, đồ dùng văn phòng, tiền thuê nhà, v.v. Điều đó có nghĩa là chủ sở hữu chắc chắn sẽ nhận lại được tiền. Tuy nhiên, chủ sở hữu chỉ có thể nhận lại tiền mặt nếu họ theo dõi , phân loại và tiết lộ đầy đủ tất cả các khoản chi phí. “

Kết quả chính: Chi phí kinh doanh được khấu trừ thuế là những chi phí được IRS coi là “thông thường và cần thiết để thực hiện hoạt động kinh doanh”.

Những loại chi phí nào không được khấu trừ thuế?

Tôi không dễ dàng cho rằng tất cả các chi phí kinh doanh đều được khấu trừ thuế, nhưng đơn giản là không phải vậy. Danh sách dưới đây bao gồm các khoản không được khấu trừ phổ biến nhất. Để có danh sách đầy đủ, bạn sẽ muốn hoãn lại IRS .

  • Đóng góp chính trị
  • Tiền phạt của chính phủ hoặc hình phạt
  • Tổn thất hoặc chi phí phá dỡ
  • Một số chi phí giáo dục
  • Phí hợp pháp
  • Chi phí vốn

Cách theo dõi chi phí kinh doanh

Cách theo dõi chi phí kinh doanh

Tất nhiên, để nhận được các khoản khấu trừ thuế tối đa mà bạn đủ điều kiện theo luật, bạn phải siêng năng theo dõi chi phí kinh doanh của mình. Bước đầu tiên để làm như vậy là tách tài chính kinh doanh của bạn khỏi chi phí cá nhân bằng cách thiết lập một tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp của bạn .

“Tất cả các chi phí kinh doanh phải được thanh toán thông qua một tài khoản séc kinh doanh,” Fazio nói. “Tài khoản kinh doanh … cho phép các doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác về dòng tiền để đưa ra báo cáo thu nhập cần thiết để có được nguồn tài chính và có thể dễ dàng quy trình khai thuế và giúp giảm thiểu trách nhiệm tài chính.”

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ theo dõi chi phí kinh doanh của họ bằng Microsoft Excel. Tuy nhiên, phương pháp này dễ mắc lỗi do con người và khi doanh nghiệp của bạn phát triển, có thể khó duy trì tổ chức. Phần mềm kế toán dựa trên đám mây cung cấp một giải pháp thay thế tự động hóa một số yếu tố của việc theo dõi chi phí kinh doanh và giúp giữ cho tài chính của bạn có tổ chức.

Holmes nói: “Theo dõi chi phí kinh doanh sẽ đỡ vất vả hơn nếu sử dụng đúng công cụ. “Nhiều doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng phần mềm kế toán đám mây để truy cập dữ liệu kế toán trên điện thoại di động của họ. Phần mềm đám mây cho phép các công ty nhỏ thêm chi phí khi đang di chuyển và kết nối với tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của [họ] để các khoản chi phí tự động cập nhật.”

Holmes nói thêm: “Với phần mềm kế toán, hồ sơ thuế an toàn hơn và dễ kiểm tra hơn. Chúng tốt hơn bảng tính và biên lai giấy, vì dữ liệu được lưu trữ trên đám mây sẽ giữ tất cả các tài liệu ở một nơi bao lâu tùy thích”.

Bài học kinh nghiệm chính: Tách biệt tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh của bạn bằng một tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi chi phí kinh doanh của mình một cách chính xác và minh bạch hơn.

Lợi ích của việc theo dõi chi phí kinh doanh

Có những lợi ích khác để theo dõi các chi phí kinh doanh ngoài tiêu chuẩn được khấu trừ thuế. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng hiểu hơn về dòng tiền, một trong những yếu tố quan trọng nhất trong sự tồn tại của doanh nghiệp, khi họ theo dõi chính xác các khoản chi của mình.

Holmes nói: “Một trong những lý do chính khiến hầu hết các doanh nghiệp thất bại là do quản lý dòng tiền yếu kém”. “Chủ sở hữu có thể quản lý dòng tiền của họ thông qua quản lý chi phí hàng ngày để chi phí không vượt quá thu nhập vào cuối tháng.”

Ngoài ra, việc theo dõi chi phí kinh doanh một cách hiệu quả cho phép chủ doanh nghiệp đánh giá hoạt động kinh doanh của họ tốt như thế nào bằng cách đánh giá tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Nó cũng có thể cung cấp hồ sơ tài chính rõ ràng cho người cho vay, cải thiện cơ hội mà doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn vốn cần thiết để phát triển.

Holmes nói: “Tỷ lệ phần trăm lợi nhuận cho biết một công ty đang tạo ra bao nhiêu tiền và giúp thu hút các nhà đầu tư, tài trợ cho các hoạt động hàng ngày và hỗ trợ tài chính. “Mọi doanh nghiệp đều muốn có lãi trong nháy mắt, nhưng nhiều người phải vật lộn để tính toán vì họ không lưu giữ hồ sơ chính xác về thu nhập và chi phí của mình.”

Phần mềm kế toán tốt có thể giúp bạn tách biệt chi phí chưa được hoàn lại với chi phí được trừ, cho phép bạn gắn thẻ các chi tiết đơn hàng cụ thể theo danh mục chi phí. Điều này bao gồm các thẻ như chi phí cá nhân, chi phí giải trí, chi phí ăn uống, chi phí đi lại, chi phí vốn và hơn thế nữa. Điều này không chỉ giúp ích cho mục đích báo cáo vào cuối năm tính thuế mà còn giúp bạn kiểm tra chi phí kinh doanh của mình ở mức độ chi tiết và xác định nơi bạn có thể tìm được khoản tiết kiệm chi phí.

Bài học kinh nghiệm chính: Theo dõi chi phí kinh doanh giúp chủ sở hữu doanh nghiệp theo dõi các khoản chi phí được trừ thuế, cũng như có được cái nhìn sâu sắc về các khoản chi phí và dòng tiền cụ thể.

Theo dõi chi phí kinh doanh là rất quan trọng để thành công

Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh hoặc nếu bạn đang muốn phát triển trong tương lai gần, bạn cần theo dõi chi phí kinh doanh của mình một cách tỉ mỉ và minh bạch. Nó không chỉ giúp bạn giảm thu nhập chịu thuế mà còn giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh của mình.

Khi dòng tiền gặp khó khăn, bạn có thể xem xét chi phí kinh doanh của mình và xem nơi nào có cơ hội để cắt giảm. Ngược lại, khi doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt, bạn có thể kiểm tra xem bạn có cơ hội đầu tư vào đâu để tăng trưởng.

Theo dõi chi phí kinh doanh cũng có thể giúp bạn chứng minh với người cho vay rằng doanh nghiệp của bạn có trách nhiệm về mặt tài chính và có thể là người đi vay đáng tin cậy khi bạn cần tài chính.

Bài học kinh nghiệm chính: Theo dõi chi phí kinh doanh là điều cần thiết để xây dựng một doanh nghiệp lành mạnh và phát triển công ty của bạn một cách khôn ngoan.