Quản lý văn phòng là kỹ thuật lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động văn phòng để tối đa hóa năng suất. Một cách hiểu khác là quản lý văn phòng liên quan đến việc đảm bảo rằng nhân sự, công cụ và quy trình trong văn phòng của bạn đang hoạt động hiệu quả và giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.

Ngược lại, có sự quản lý yếu kém trong văn phòng khi thiếu hệ thống và các quy trình không được tuân thủ. Các quy trình văn phòng của bạn có thể không rõ ràng đối với nhân viên của bạn, do đó họ không biết cách thực hiện công việc của mình đúng cách. Cuối cùng, nhân viên của bạn có thể bị giảm năng suất và môi trường làm việc của bạn trở thành một khu rừng của công ty. Trên thực tế, việc quản lý tồi có thể dẫn đến hiệu ứng domino: khi nhân viên làm việc không hiệu quả, công việc kinh doanh sẽ không phát triển cho đến khi cuối cùng, công ty có thể buộc phải đóng cửa.

Các chuyên gia đã nói

Không ai muốn làm việc trong một văn phòng được quản lý tồi, đó là lý do tại sao phải biết các chuyên gia nói gì về việc điều hành một văn phòng, một tổ chức hoặc một doanh nghiệp. Đây là những gì họ đề xuất:

Phân công trách nhiệm rõ ràng (kể cả những việc nhỏ)

Mẹo quản lý văn phòng từ các chuyên gia - 1

Trong các môn thể thao đồng đội như bóng đá, bóng rổ, bóng chuyền hay bóng chày, mỗi người có một vai trò riêng để chơi. Rất rõ ràng cầu thủ nào nên giữ bóng di chuyển xung quanh hoặc cầu thủ nào nên chiếm giữ vị trí nào để giúp đội duy trì trận đấu và cuối cùng, giành chiến thắng.

Điều này cũng đúng đối với các đơn vị kinh doanh khác nhau trong công ty của bạn. Cần phải có một nhân viên quan trọng cho mọi nhiệm vụ — cho dù đó là nhiệm vụ chính như quản lý tài khoản khách hàng hay việc quản trị hơn như trả lời điện thoại — vì vậy sẽ không có sự nhầm lẫn trong nhóm về việc ai nên làm gì.

Việc phân công trách nhiệm cũng ngăn các đội sử dụng một trò chơi đổ lỗi, mà theo nhà văn Canada Robin Sharma là “… không gì khác hơn là tự bào chữa cho bản thân.”

Luôn cập nhật hồ sơ kinh doanh của bạn

Hồ sơ về doanh nghiệp của bạn hoặc khách hàng của bạn phải luôn được cập nhật vì họ là một trong những tài sản quan trọng nhất của tổ chức bạn. Nếu bạn tiếp tục gửi thư từ văn phòng cho một người đã rời khỏi một công ty cụ thể, thì thông điệp của bạn sẽ không thể tiếp cận hoặc tác động đến người đó.

Điều đó nói rằng, bạn sẽ cần đầu tư vào phần mềm cho phép bạn quản lý tài khoản khách hàng và thông tin của họ, vì điều này sẽ quyết định khả năng giữ hồ sơ của bạn nguyên vẹn và có tổ chức. Nếu bạn không thể khiến mọi người tin tưởng công ty của bạn về chất lượng công việc hoặc dịch vụ mà bạn phải cung cấp cho họ, bạn có thể khiến doanh nghiệp của mình gặp phải những thiệt hại không thể khắc phục được.

Như Warren Buffett đã nói: “Phải mất 20 năm để tạo dựng danh tiếng và 5 phút để hủy hoại nó”.

Phân tích không gian văn phòng của bạn

Mẹo quản lý văn phòng từ các chuyên gia - 2

Bạn và nhân viên của bạn dành rất nhiều thời gian trong văn phòng, đó là lý do tại sao bạn cần làm cho nó hài lòng nhất có thể. Abhishek Ratna, tác giả của cuốn sách “ Không có chỗ đậu xe. Không dừng lại. Thành công không ngừng! ”Mô tả môi trường làm việc như một thứ có thể“ mang lại những điều ‘tốt nhất’ hoặc ‘tồi tệ nhất’ ”ở con người. Không cần phải nói, tình huống thứ hai không phải là tình huống lý tưởng nhất vì sự tiêu cực giữa các nhân viên có thể khiến văn phòng của bạn trở thành một nơi độc hại cho những người còn lại trong nhóm.

Để tránh gặp phải vấn đề tương tự, hãy tạo thói quen dành vài phút mỗi ngày để đi bộ xung quanh văn phòng của bạn và quan sát mọi thứ: Có đủ không gian cho mọi người di chuyển không? Các thiết bị chiếu sáng và điện có được lắp đặt đúng cách không? Không khí có lưu thông tốt xung quanh văn phòng không? Sau đó, sử dụng các quan sát của bạn để lên kế hoạch về bất kỳ cải tiến nào mà văn phòng của bạn cần.

Tổ chức khối lượng công việc

Ông trùm kinh doanh Henry Ford từng nói: “Nếu mọi người cùng nhau tiến về phía trước, thì thành công sẽ tự chăm sóc cho chính nó”. Với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, bạn cần thấy rằng nhân viên của mình có điều kiện làm việc tốt nhất, bao gồm cả khối lượng công việc và lịch trình có thể quản lý được. Khi nhân viên làm việc quá sức, họ không chỉ dễ bị căng thẳng và kiệt sức mà còn gia tăng mong muốn bị cô lập khỏi các thành viên khác trong nhóm.

Nếu bạn nhận thấy những dấu hiệu này từ nhân viên của mình, hãy sẵn sàng thực hiện một số biện pháp can thiệp. Mục tiêu là cải thiện hạnh phúc của nhân viên bằng cách giảm bớt hoặc loại bỏ nguồn gốc của vấn đề, nhưng đồng thời, giữ cho hoạt động kinh doanh được kiểm soát.

Chọn ủy quyền

Mẹo quản lý văn phòng từ các chuyên gia - 3

Tiến sĩ John Maxwell, tác giả người Mỹ của cuốn sách phát triển cá nhân và lãnh đạo, có điều này để nói về việc ủy thác các nhiệm vụ : “Nếu bạn muốn làm đúng một số việc nhỏ, hãy tự mình làm chúng. Nếu bạn muốn làm những điều tuyệt vời và tạo ra ảnh hưởng lớn, hãy học cách ủy quyền ”.

Cái nhìn sâu sắc của Tiến sĩ Maxwell cũng mở rộng cho các nhiệm vụ quản lý văn phòng của bạn. Văn phòng của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều như một cỗ máy được bôi dầu tốt nếu bạn biết cách ủy quyền nhiệm vụ, cho dù đó là yêu cầu ai đó trong nhóm của bạn đảm nhiệm các công việc hành chính hay yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài giúp bạn tìm thấy một không gian làm việc linh hoạt trong Philippines .

Chìa khóa là có một người hoặc một tổ chức tận tâm làm những việc mà bạn không có thời gian hoặc chuyên môn để tự mình làm.

Trau dồi khả năng quản lý văn phòng tốt

Sự thành công của hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của văn phòng – từ hiệu suất của nhân viên đến môi trường làm việc của bạn và hơn thế nữa. Luôn luôn tốt nếu có quan điểm bên ngoài về cách điều hành một văn phòng, bắt đầu với các chuyên gia về quản lý văn phòng và thiết lập không gian làm việc . Khi các khía cạnh vật chất và tổ chức của văn phòng của bạn lý tưởng nhất có thể, sự hài hòa và năng suất trong văn phòng sẽ không bị tụt lại xa.